Se você, profissional, nunca saiu de uma reunião com a sensação de que ela foi em vão, considere-se uma pessoa de sorte. Mas se esse não for seu caso, vem com a gente e aprenda a ter uma reunião produtiva com essas 3 dicas de uma especialista!
Quantas reuniões você já teve que pareciam intermináveis e, mesmo assim, nunca levavam a lugar algum?
Afinal de contas, reuniões longas, entediantes e improdutivas são realmente um perigo para qualquer gestor e empresa.
Esse é um problema tão grande que muitas pessoas evitam a todo custo ter reuniões por acreditar que elas sejam improdutivas. Se você se identifica com essa situação, saiba que você não está sozinho, viu!
Mas saiba que não precisa ser assim. Por isso, convidamos a especialista em Programa de Desenvolvimento de Lideranças e Treinamento de Equipes, Sílvia Sarmento, nossa guest post dessa semana.
Abaixo ela traz 3 dicas para transformar uma reunião ineficaz em uma reunião produtiva para todos. E agora, passando a palavra para nossa especialista, dá só uma olhada no que ela tem a dizer sobre o porquê delas não funcionarem...
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Geralmente as reuniões não funcionam quando as pessoas querem usar o tempo da reunião para pensar em coisas diferentes.
Utilizar o tempo da reunião para debater planos e ideias, por exemplo, pode ser uma péssima ideia. Isso vale especialmente quando não há uma pauta específica, uma tomada de decisão pré-definida.
Uma reunião serve pra que possamos apresentar algumas informações para os decisores da empresa. Afinal, eles são as pessoas que realmente podem tomar a decisão de avançar ou pausar determinado assunto ou projeto.
Outro problema é quando que impede que as reuniões sejam produtivas é quando a reunião passa a discutir a última reunião. Isso é algo que NUNCA deve ser feito!
Além disso, notebooks abertos e celulares à disposição também são um problema. Em muitos casos as reuniões acabam não sendo produtivas justamente por isso. Isso pode acabar facilitando distrações, o que faz com que todos acabem destoando do assunto da reunião e fazendo outras coisas.
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Confira abaixo 3 dicas de especialista para ter uma reunião produtiva!
Não se deve entrar em uma reunião sem ter uma pauta específica e, principalmente sem ter estudado essa pauta específica.
Isso ajuda a focar no tema da reunião e a torná-la produtiva não somente para você, mas para todos quenela estiverem presentes. Por isso, ter uma pauta ajuda muito em qualquer reunião.
Normalmente, se não existe alguém mais focado na reunião, ela acaba indo para todos os lados, mesmo com uma pauta. Por isso, também é preciso haver pessoas que puxem as pessoas mais inovadoras e criativas para a pauta da reunião.
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Uma técnica para ter uma reunião produtiva é não ter um ambiente tão propício. Um exemplo disso é não ter uma reunião onde as pessoas fiquem muito tempo sentadas.
Por isso hoje em dia são muito utilizadas as reuniões diárias de 15 minutos. Elas são ideais para tomadas de decisão rápidas, já que podem ser feitas em pé.
Dessa forma o gestor poderá conversar com cada equipe, expondo as dúvidas e os problemas específicos. Além disso, poderá delegar tarefas e decidir como será resolvida determinada situação.
Esse tipo de reunião é ótima para agregar valor para o negócio. Por essa razão, hoje em dia se fazem muitas reuniões em pé!
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Elimine celulares e notebooks das reuniões. É claro que existem pautas que são tratadas inteiramente no notebook, mas é preciso reconhecer o foco. Mesmo sendo da TI, você pode utilizar cadernos para anotar, por exemplo!
Outra ideia interessante é ter o líder da reunião, que não precisa ser o líder ou gestor. O líder da reunião será o responsável por tornar aquela reunião mais produtiva. Isso faz com que as pessoas se policiem de fazer corpo mole!
Além disso, ter horário de início e fim de reunião é extremamente importante. Caso não haja um horário para começar e terminar, a reunião pode acabar se tornando uma conversa.
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Silvia Sarmento é a idealizadora de um dos melhores programas de Desenvolvimento de Lideranças e Treinamento de Equipes do Brasil pela Tchê Treinamentos.
Este programa promove a transformação ágil de organizações por meio da implantação de sólidos sistemas e metodologias nacionais e internacionais.
"Como professora de MBA em Gestão de Pessoas e Negócios percebi a desconexão entre a teoria e a prática. É impossível sair preparado sendo conduzido por quem nunca ou pouco experienciou o que ensina. Nessa formação conto com um time de especialistas em suas áreas, em uma imersão prática, baseadas na vida real, onde apresentamos ferramentas e métodos coprovados para a superação de adversidades e desafios de cada LÍDER"
Sílvia Sarmento
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